Zorg dat Word naar je luistert!
Kleine aanpassingen in opties kunnen een wereld aan verschil maken in hoe je met sommige software omgaat. Zo ben ik recentelijk van één van mijn grootste ergernissen van Word afgekomen simpelweg door een vinkje te zetten in de instellingen. Hierdoor maakte Word niet zelf meer allerlei opmaakprofielen en luisterde hij weer eens alleen naar mijn commando’s en probeerde niet zelf slim te doen. Ik leg het uit.
Opmaakprofielen zijn als CSS. Ze definiëren op teken, alinea, lijst of tabelniveau hoe iets er uit zou moeten zien. Voor ieder(e) (set van) element(en) op je pagina kun je een opmaakprofiel aanmaken om zodoende je document een stijl en opmaak mee te geven die makkelijk te wijzigen is, gegarandeerd overal hetzelfde is en makkelijk te controleren is. Zo heeft Word standaard al een paar stijlen gemaakt voor Kop 1, 2 en 3. Iedere kop heeft een iets kleiner lettertype om onderscheid te maken tussen titels, subtitels en tussenkopjes. Je kunt echter zelf ook allerlei stijlen toevoegen en toepassen op stukken tekst.
Tot zover de magie van opmaakprofielen. Want het veroorzaakt ook heel wat zwarte magie. Word probeert namelijk standaard zelf te raden wanneer er een nieuw opmaakprofiel gemaakt moet worden. Wanneer jij bijvoorbeeld een stukje tekst 16 punten onderstreept maakt, is dat voor Word een aanleiding om een profiel aan te maken met die naam. Gevolg: binnen de kortste keren heb je een lange lijst met allerlei profielen waar je nooit meer wat mee doet. En bovendien kan Word af en toe denken dat wanneer opmaak lijkt op een ander profiel, je dat wel zal bedoelen en veranderd per abuis de tekst in die opmaak. En Word is best koppig in het vaststellen van een profiel voor een stuk tekst, kan ik je wel vertellen. Frustraties zijn vaak het gevolg.
Nu, dit kun je uitzetten. Ik baseer mijn uitleg even op Word for Mac 2008, maar in de Windows versie kan het ook; zoek daar naar een vergelijkbare optie in het menu onder AutoAanpassen.
- Ga naar Word -> Voorkeuren
- Ga naar AutoCorrectie en selecteer bovenaan het tabblad AutoOpmaak tijdens typen
- Bovenaan kun je alvast het automatisch toepassen van Koppen uitschakelen en nog wat andere elementen als opsommingslijsten als je je daar aan stoort.
- Onderaan staat een grotere klapper: “stijlen definiëren op basis van opmaak”. Schakel deze optie uit om voorgoed verlost te zijn van een Smartass Word.
AutoOpmaak menu in Word 2008
Bij mij was het een verademing na uitschakeling; eindelijk was ik weer de enige die bepaalde of er een stijl bij kwam of niet. En dat scheelde heel wat frustraties doordat Word zelf even dacht te kunnen beslissen wat voor opmaak een stuk tekst moest krijgen.
Oh en Pages gebruikers die hier hun nieuwe openbaring gaan ophangen als ‘veel beter’ dan Word: ik wil eerst eens zien dat je zowel staande als liggende pagina’s in één document kunt hebben voordat je mij hebt overtuigd dat dat pakket een serieuze vervanger kan zijn voor Word. Basta. 
